情報漏洩とその対策

 社内ルールを作る

社内で管理している個人情報について把握ができたら、その個人情報をどのように取り扱うのか、その指針が必要になってきます。個人情報保護ポリシーのようなものを作成し、文書にする必要があります。文書では、個人情報にアクセスできる権限を持つ人間や管理者が誰であるかを明確に記入する必要があります。この文書を従業員、株主、顧客、取引先等に公開することにより、あなたの会社が情報漏洩対策を施していることが、社外に対して示すことができるのです。

 社外ルールも必要

社内の従業員だけが個人情報保護に熱心であったとしても、委託先の業者や外注先の会社にも協力してもらわなければ、対策ができません。外注先、委託先、保険の外交員、食品や飲料の販売員、清掃員にも個人情報保護対策をしてもらう必要があります。個人情報保護対策についての契約書をかわしましょう。彼らにもきちんと内容を理解した上でサインしてもらうことが必要です。清掃員がゴミ箱から個人情報の書かれたメモを集め、販売したという事件も過去にあります。外部の人間まで指導する必要があります。

 物理的、技術的対策

物理的、技術的な対策も必要です。ルールとして定めただけではまだ不十分です。従業員がうっかり個人情報が漏洩したり、悪意ある者が盗んだりできないようにするために対策が必要です。具体的には、個人情報データを蓄積しているサーバーの物理的な分離したり、個人情報へのアクセス制限、ルータ、ファイアウォールによるネットワーク強化などの対策をしましょう。これらの対策には多大な費用や時間のコストがかかりますが、避けては通ることができません。